Внешний спикер в образовательных проектах: как с ним взаимодействовать
Всем привет! На связи Алина — продюсер образовательных программ TO DUAL. В клиентских проектах на мне внешние эксперты: поиск спикеров, брифинг, согласование программы и сопровождение до эфира.
За время своей работы я убедилась: экспертиза спикера не гарантирует, что материал придёт в срок и в согласованном виде. У спикера свой график, свои привычки и своё представление о том, как надо. Он отвечает за содержание, а за проект целиком — сроки, бюджет, ожидания заказчика — отвечаете вы.
Собрала пять ситуаций, где это проявляется, и рассказываю, что делать в каждой из них.
За время своей работы я убедилась: экспертиза спикера не гарантирует, что материал придёт в срок и в согласованном виде. У спикера свой график, свои привычки и своё представление о том, как надо. Он отвечает за содержание, а за проект целиком — сроки, бюджет, ожидания заказчика — отвечаете вы.
Собрала пять ситуаций, где это проявляется, и рассказываю, что делать в каждой из них.
Спикер видит только свою часть работы, а вы отвечаете за весь проект
У проекта есть сроки и бюджет. У заказчика есть ожидания, требования к обучению, технические ограничения и особенности аудитории, для которой вы создаёте обучение. Спикер приходит со своим видением темы, а свести всё это вместе предстоит вам.
Как это бывает: вы нашли нового спикера, быстро созвонились, обозначили тему и сроки и решили, что всё и так понятно. Эксперт готовит материал в привычном для себя формате, с которым выступал раньше. Присылает результат, а там кейсы не под вашу аудиторию и задания на два часа при лимите в час. Всё приходится переделывать в сжатые сроки.
Что делать: подробно брифуйте спикера на старте и согласовывайте с ним все детали. На первой встрече:
Ещё до основного дедлайна попросите у спикера черновик или скелет материала. Так расхождения с брифом всплывут, пока есть время их исправить.
* Паспорт курса — главный документ проекта, в котором зафиксирована вся структура курса: цели, аудитория, формат, программа, задания и интерактивы.
Как это бывает: вы нашли нового спикера, быстро созвонились, обозначили тему и сроки и решили, что всё и так понятно. Эксперт готовит материал в привычном для себя формате, с которым выступал раньше. Присылает результат, а там кейсы не под вашу аудиторию и задания на два часа при лимите в час. Всё приходится переделывать в сжатые сроки.
Что делать: подробно брифуйте спикера на старте и согласовывайте с ним все детали. На первой встрече:
- Расскажите про аудиторию обучения (кто, сколько, какие грейды, как ведут себя во время обучения);
- Опишите проект и заказчика (цели, тайминги, ограничения);
- Обсудите формат заданий, которые нужно составить, и покажите примеры;
- Вместе со спикером решите, что из его опыта подходит под ваши форматы, а что нет, и договоритесь о наполнении теории и практики.;
- После встречи попросите подробно описать теорию и практику в паспорте курса*, затем проверьте его и согласуйте с заказчиком.
Ещё до основного дедлайна попросите у спикера черновик или скелет материала. Так расхождения с брифом всплывут, пока есть время их исправить.
* Паспорт курса — главный документ проекта, в котором зафиксирована вся структура курса: цели, аудитория, формат, программа, задания и интерактивы.
Хороший эксперт — не обязательно хороший спикер
Список регалий ничего не скажет о том, уверенно ли спикер держится перед аудиторией и укладывается ли в тайминг. Это отдельный навык.
Как это бывает: коллеги посоветовали крутого спикера: компания на слуху, должность высокая, в теме явно разбирается. Созвонились, вроде настроен на работу. Что-то смущало, но вы решили, что эксперт разбёрется сам, и пошли готовиться к обучению дальше. А на первой же сессии он перенервничал и растерялся перед аудиторией.
Что делать: на первом знакомстве просите записи прошлых выступлений, если они есть, и прямо спрашивайте, как часто он выступает перед публикой.
Даже ваш первый созвон со спикером — это уже часть оценки. На встрече видно, как человек держится без подготовленного текста, как презентует себя, умеет ли ясно формулировать мысли на ходу и как реагирует на вопросы. Обязательно обращайте на это внимание.
Если записей нет или сомнения остались, устройте прогон перед первой сессией: пусть спикер проведёт 15–20 минут лекции для вас или коллег. И подстрахуйтесь на эфире: модератор и заранее подготовленные вопросы помогут, если эксперт растеряется.
Как это бывает: коллеги посоветовали крутого спикера: компания на слуху, должность высокая, в теме явно разбирается. Созвонились, вроде настроен на работу. Что-то смущало, но вы решили, что эксперт разбёрется сам, и пошли готовиться к обучению дальше. А на первой же сессии он перенервничал и растерялся перед аудиторией.
Что делать: на первом знакомстве просите записи прошлых выступлений, если они есть, и прямо спрашивайте, как часто он выступает перед публикой.
Даже ваш первый созвон со спикером — это уже часть оценки. На встрече видно, как человек держится без подготовленного текста, как презентует себя, умеет ли ясно формулировать мысли на ходу и как реагирует на вопросы. Обязательно обращайте на это внимание.
Если записей нет или сомнения остались, устройте прогон перед первой сессией: пусть спикер проведёт 15–20 минут лекции для вас или коллег. И подстрахуйтесь на эфире: модератор и заранее подготовленные вопросы помогут, если эксперт растеряется.
Спикер может забыть договорённости или переиграть их по-своему
Даже если на знакомстве всё прошло отлично, по ходу работы спикер может начать менять то, что вы согласовали ранее: формат заданий, программу.
Как это бывает: вы созвонились, договорились о формате обучения. Пока спикер готовил практики, он увлёкся: часть договорённостей забыл, часть решил переделать по-своему. Подходят сроки, он присылает материал. Открываете, а там совсем не то, что обсуждали. В ответ на ваши вопросы получаете: «Я подумал, так будет лучше».
Что делать: фиксируйте всё письменно после каждой встречи. Нет текста — нет договорённости. Сразу переносите итоги в постмит (короткое письмо-резюме встречи) или закреп в переписке, а детали — в паспорт курса и таблицу с таймлайном и программой.
Если спикер захочет что-то поменять, возвращайте разговор к закрепу и паспорту курса. Вносить изменения можно, но только как новую договорённость: обсудили, зафиксировали, согласовали с заказчиком. Так вы избежите повторных объяснений, а спикер быстрее доработает материал.
Как это бывает: вы созвонились, договорились о формате обучения. Пока спикер готовил практики, он увлёкся: часть договорённостей забыл, часть решил переделать по-своему. Подходят сроки, он присылает материал. Открываете, а там совсем не то, что обсуждали. В ответ на ваши вопросы получаете: «Я подумал, так будет лучше».
Что делать: фиксируйте всё письменно после каждой встречи. Нет текста — нет договорённости. Сразу переносите итоги в постмит (короткое письмо-резюме встречи) или закреп в переписке, а детали — в паспорт курса и таблицу с таймлайном и программой.
Если спикер захочет что-то поменять, возвращайте разговор к закрепу и паспорту курса. Вносить изменения можно, но только как новую договорённость: обсудили, зафиксировали, согласовали с заказчиком. Так вы избежите повторных объяснений, а спикер быстрее доработает материал.
Даже эксперту можно сказать «давайте поменяем»
Человек может разбираться в теме лучше вас и всё равно ошибаться. Молчать из уважения к экспертизе соблазнительно, но ошибка эксперта в проекте стоит дорого.
Как это бывает: спикер убеждает вас, что его формат подачи лучший. Вы уже работали с этой аудиторией и знаете, что она привыкла к другому, но соглашаетесь попробовать и убеждаете в этом заказчика. На сессии формат не заходит, аудитория реагирует вяло, заказчик недоволен, а виноваты в итоге вы.
Что делать: если видите нестыковку с требованиями заказчика, сценарием обучения или ошибку в материале, говорите прямо, как только заметили. Не откладывайте и не успокаивайте себя мыслью «наверное, ему виднее». Опирайтесь не на личное мнение, а на факты: обратную связь с прошлых потоков, запрос заказчика, опыт работы с этой аудиторией.
Тактично обозначьте проблему и предложите своё решение. Например, в споре о формате: «Понимаю, почему тебе ближе такой формат, но эта группа привыкла к короткой теории и сразу к практике — на прошлых потоках длинный блок не зашёл. Давай основную часть сделаем привычно, а твой формат попробуем только в одном блоке?»
А если нашли ошибку в материале: «Я заметила, что в задании есть материал, которого нет в теории. Может, уберём эту часть или добавим её в теорию?»
Как это бывает: спикер убеждает вас, что его формат подачи лучший. Вы уже работали с этой аудиторией и знаете, что она привыкла к другому, но соглашаетесь попробовать и убеждаете в этом заказчика. На сессии формат не заходит, аудитория реагирует вяло, заказчик недоволен, а виноваты в итоге вы.
Что делать: если видите нестыковку с требованиями заказчика, сценарием обучения или ошибку в материале, говорите прямо, как только заметили. Не откладывайте и не успокаивайте себя мыслью «наверное, ему виднее». Опирайтесь не на личное мнение, а на факты: обратную связь с прошлых потоков, запрос заказчика, опыт работы с этой аудиторией.
Тактично обозначьте проблему и предложите своё решение. Например, в споре о формате: «Понимаю, почему тебе ближе такой формат, но эта группа привыкла к короткой теории и сразу к практике — на прошлых потоках длинный блок не зашёл. Давай основную часть сделаем привычно, а твой формат попробуем только в одном блоке?»
А если нашли ошибку в материале: «Я заметила, что в задании есть материал, которого нет в теории. Может, уберём эту часть или добавим её в теорию?»
И да, тегать и напоминать — это нормально
Без внешних напоминаний дедлайны спикера теряются между его основными задачами. Он же взял на себя обучение сверх всего остального.
Как это бывает: спикер просыпается с мыслью, что сегодня нужно доделать материал для вашей сессии. Садится за него днём, но тут звонит важный клиент. После звонка возвращается к материалу, а через 30 минут прилетает срочная задача от его команды. Он отвлёкся, а к вечеру уже забыл про вашу задачу.
Что делать: регулярно напоминайте о дедлайнах. Спрашивайте, как дела, всё ли продвигается, нужна ли помощь. Не стесняйтесь тегать и напоминать — это часть вашей работы.
Чтобы напоминания не превращались в погоню, договоритесь о них на старте: в каком мессенджере и как часто вы пишете. Разбейте работу на промежуточные сроки и ставьте спикеру внутренний дедлайн на пару дней раньше реального — это буфер на правки.
Как это бывает: спикер просыпается с мыслью, что сегодня нужно доделать материал для вашей сессии. Садится за него днём, но тут звонит важный клиент. После звонка возвращается к материалу, а через 30 минут прилетает срочная задача от его команды. Он отвлёкся, а к вечеру уже забыл про вашу задачу.
Что делать: регулярно напоминайте о дедлайнах. Спрашивайте, как дела, всё ли продвигается, нужна ли помощь. Не стесняйтесь тегать и напоминать — это часть вашей работы.
Чтобы напоминания не превращались в погоню, договоритесь о них на старте: в каком мессенджере и как часто вы пишете. Разбейте работу на промежуточные сроки и ставьте спикеру внутренний дедлайн на пару дней раньше реального — это буфер на правки.
Вывод
Спикер — человек, с которым нужна система: фиксировать договоренности, напоминать, сверяться. Если выстроить ее заранее, сюрпризов на обучении будет меньше.
Расскажите, как вы работаете с внешними спикерами? Мы собираем практики и обмениваемся опытом в L&D комьюнити TO DUAL.
Расскажите, как вы работаете с внешними спикерами? Мы собираем практики и обмениваемся опытом в L&D комьюнити TO DUAL.